Индустрия MICE и бизнес-туризма в 2020. Вызовы и решения в эпоху Covid-19

09.07.2020

56 просмотров

Дарья Баранихина

В сентябре 2019 (традиционном для многих индустрий месяце прогнозов на следующий год) сфере MICE и бизнес — туризма был предсказан рост на 8%. Но потом настал 2020 и мировой туризм вошел в свою самую сложную фазу со времен Второй Мировой войны. Понятия «Отмена» и «Возврат» стали нашей новой реальностью.

Так что же ждет организаторов международных саммитов и выставок? Провайдеров трансферов из международных аэропортов и продюсеров мероприятий?

Подчиняясь новым обстоятельствам. И реалиям организаторы мероприятий теперь должны находить баланс в двух областях: с одной стороны, крайне важно поддерживать здоровье и безопасность персонала, спонсоров и участников, а с другой — необходимо выполнять свои финансовые обязательства — или, по крайней мере, минимизировать потери, вызванные сбоями и отменами.

Быстрая адаптация и пластичность, готовность к новым, порой нестандартным решениям, умение учиться новому и неизвестному — эти качества и навыки команда China MICE ставит сегодня в приоритет для каждого продюсера и организатора мероприятий. Многие представители индустрии в период закрытых на неопределенный срок границ задаются одним вопросом: «А стоит ли организовывать то или иное мероприятие». Ответом должно быть твердое «да», несмотря на то, что мероприятие может быть перенесено или же проходить в альтернативном формате. В любом случае у организаторов мероприятий и туристических поездок в 2020 есть 5 опций и мы рады поделиться ими в этой статье.

1. OТМЕНА

В 2020 этого слова не избежать. Эта участь постигла таких гигантов, как Formula 1, ITB Trade Show, Женевский автосалон. Отменять мероприятие стоит в том случае, если организатор не может гарантировать безопасность посетителей, или же транспортное и логистическое движение ограничено или заблокировано. В этой ситуации все силы следует сосредоточить на смягчении негативных (и в первую очередь финансовых) последствий для поставщиков, спонсоров, зарегистрированных участников. Да, даже в случае отмены мероприятия, остается шанс показать высокие стандарты сервиса обрабатывая возвраты или страховые претензии. Следует открыто рассказать о причинах отмены и почему был предпринят этот шаг. Электронные письма с объяснением ситуации и личные телефонные звонки со стороны организаторов приветствуются.

2. ПЕРЕНОС МЕРОПРИЯТИЯ.

Мы стали свидетелями того, как впервые в истории Олимпийские Игры (Токио 2020) были перенесены на год. $30 миллиардов долларов вложенных в создание Олимпийских объектов могут повлечь за собой убытки в размере $38 миллиардов. Можем лишь пожелать нашим японским коллегам терпения! Теперь у них есть год для того, чтобы еще лучше подготовиться к главному событию четырехлетия! Если же мероприятие не носит статус крупнейшего общенационального события , то перенос даты может оказаться рабочим и выгодным вариантом. Так, ежегодная майская международная выставка продуктов питания SIAL в Шанхае была перенесена на 28-30 сентября 2020 года и мы рады сообщить, что CHINA MICE уже активно готовится к ней в качестве организатора стендов для крупных Российских компаний.

3. РЕЛОКАЦИЯ

Третья опция — изменение места проведения мероприятия с сохранением его даты. Эта опция подходит средним и малым событиям, так как в случае крупномасштабных ивентов арендные штрафы — самая серьезная статья расходов. China MICE проводит еженедельные фитнес-выходные. В нашем арсенале йога на крыше, фитнес уикенд на природе с лучшими тренерами в городе, ранняя растяжка на свежем воздухе. В июне мы столкнулись с новыми правилами и ограничениями прохода в здание, на крыше которого наши гости занимались йогой. Нам срочно понадобилось искать новые локации и итогом стало наше сотрудничество с одним из лучших пятизвёздочных отелей в городе. Учитывая летний сезон дождей в Шанхае, мы уверены, что смена локации из-за вирусных ограничений — наша удача.

Первые три опции по — прежнему основаны на традиционном формате мероприятий, который включает в себя личные встречи и присутствие большого количества людей в одной локации.

За последние несколько лет мы стали свидетелями взрыва новых технологий, которыми MICE индустрия просто обязана воспользоваться в 2020 году.

4. Виртуальные мероприятия и онлайн события.

Мировые форумы онлайн, вечеринки лучших клубов в Zoom, планерки head-офисов компаний в Скайпе. Это наше новое «нормально».

Может ли MICE сфера пойти дальше и полноценно внедрить новые технологии в бизнес-туризм?

Организаторы самой крупной и масштабной выставки в Китае «Кантонской ярмарки» воспользовались сначала опцией номер 2 из нашего списка, перенеся мероприятие с нестабильного апреля в более понятный июнь и объявив статус мероприятия, как «без личного присутствия». Выставка прошла в виртуальном формате и организаторы отметили зарегистрированных пользователей из 217 стран мира, а так же целый ряд успешно проведенных переговоров в виртуальных шоу-румах и , конечно, плодотворные результаты в виде заключенных контрактов.

5. Мероприятие «гибрид» (онлайн +оффлайн)

Сочетание живых и виртуальных компонентов в рамках одного мероприятия. Личное рукопожатие и онлайн трансляция в рамках одного выставочного стенда. Это, по словам мирового MICE сообщества, — наше будущее. Мы встречались с Вами с гибридным форматом и ранее. Так, на глобальных экономических форумах в рамках встреч формата «public talk», в беседе могли участвовать специалисты как лично, так и посредством общения по видеозвонку. Получение некоторыми звездами Оскара заочно и их благодарственная речь в рамках стриминга на большом экране — тоже отличный пример гибридного ивента.

China MICE верит в потенциал гибридных мероприятий. Мы уверены, что, когда границы откроют, MICE индустрия уже не вернется в 100% оффлайн формат, и все мероприятия, от семинаров до международных выставок, будут сопровождаться новыми диджитал технологиями.

Системы, используемые для проведения онлайн-мероприятий, имеют встроенные возможности, которые позволяют организаторам измерять успех , посещаемость, интерес и вовлеченность посетителей в режиме реального времени. Такие данные могут впоследствии использоваться для доработок по мере необходимости и для оценки реакции аудитории.

Большее количество участников. Даже до Covid-19 посещаемость некоторых выставок зависела от того, могут ли компании профинансировать присутствие своих сотрудников на том или ином заграничном мероприятии. В рамках гибридного формата этот вопрос отпадет сам собой, и мероприятия смогут собирать даже бОльшую аудиторию, чем до 2020.

Финансовая оптимизация.Виртуальные и гибридные мероприятия могут быть очень прибыльными, поскольку они частично или полностью устраняют необходимость в аренде площадей, определенных видах страхования и дополнительных услугах, таких как укомплектование персоналом и общественное питание, поэтому они могут помочь организаторам сократить свои расходы и эксплуатационные расходы и, следовательно, увеличить свой ROI.

Наша команда активно продвигает технологии live-стриминга на осенний выставочный сезон 2020. Учитывая неопределенные сроки открытия границ и необходимость 2х недельного карантина для иностранцев, въезжающих в Китай, мы понимаем, что формат “онлайн” и “гибрид” будет наиболее востребованным.

Наши технологии для онлайн трансляций и переговоров учитывают все особенности китайского интернета и его скорости, позволяя участникам мероприятия “присутствовать” на нем из любой точки мира.

Если Вы хотите участвовать в выставках или конференциях, запланированных на осень 2020 года в Китае, свяжитесь с нами и мы Вышлем Вам подробное предложение с указанием стоимости и полного описания онлайн опций для Вас и Вашей компании.